Présentation IA et confidentialité des documents

Quand on importe un document dans un outil d'IA pour en faire une présentation, ce document quitte le fichier d'origine. Il est lu par l'outil, il peut être conservé, et les conditions dépendent de l'éditeur et du compte. Ce guide résume ce que disent les pages de Microsoft et de Google lues le 15/11/2026, signale ce qui n'a pas été vérifié, et propose une liste de questions à poser avant d'importer un document confidentiel.

Ce que dit Microsoft

La page de Microsoft « Données, confidentialité et sécurité pour Microsoft Copilot », version lue le 15/11/2026, traite de Microsoft 365 Copilot, c'est-à-dire des comptes professionnels et scolaires. Elle indique plusieurs points :

• L'entraînement. « Les requêtes, les réponses et les données accessibles via Microsoft Graph ne sont pas utilisées pour former les LLM de base, y compris celles utilisées par Microsoft Copilot. »
• L'historique. Les invites et les réponses sont stockées comme « contenu des interactions ». Ce contenu est chiffré lorsqu'il est stocké. Les administrateurs peuvent le consulter et définir des stratégies de conservation avec Microsoft Purview.
• La suppression. Les utilisateurs peuvent supprimer leur historique d'activité Copilot depuis le portail Mon compte.
• Les droits d'accès. Copilot n'affiche que les données que chaque personne peut déjà voir dans Microsoft 365. Les contenus chiffrés avec des étiquettes de confidentialité respectent les droits d'usage accordés à l'utilisateur.
• La zone géographique. Pour les utilisateurs de l'Union européenne, le trafic reste dans la limite de données de l'UE. La page précise que les modèles fournis par Anthropic en tant que sous-traitant sont actuellement exclus de cette limite. Les clients hors UE peuvent voir leurs requêtes traitées aux États-Unis, dans l'UE ou dans d'autres régions.

Ce que dit Google

La page d'aide « Generative AI in Google Workspace privacy hub », en anglais, lue le 15/11/2026, traite de Gemini dans Google Workspace. Elle indique :

• La conservation. Les prompts et réponses de Gemini dans Workspace sont conservés « 90 days to indefinite, as determined by admins ». La durée est donc fixée par l'administrateur.
• La suppression. Les utilisateurs peuvent supprimer leurs conversations, sauf si l'administrateur l'interdit.
• L'entraînement. « User prompts are considered customer data under the Cloud Data Processing Addendum ». Workspace n'utilise pas les données client pour entraîner les modèles sans autorisation préalable ou instruction du client.
• L'accès aux fichiers. Gemini ne récupère que le contenu auquel l'utilisateur a accès.
• Les fichiers importés dans Gemini Notebook. Importer un fichier depuis Drive crée une copie stockée avec les données du notebook. Les paramètres de partage et de région de Drive ne s'y appliquent pas, selon la page.
• Les retours. Les retours des utilisateurs peuvent être conservés jusqu'à 18 mois.

Ce que disent les autorités

La CNIL a publié une page sur l'affiche « IA générative et vie privée », coproduite avec l'autorité sud-coréenne. Cette affiche propose « six questions » à se poser avant, pendant et après l'usage d'une IA générative. La page de la CNIL lue le 15/11/2026 ne reprend pas le contenu de ces six questions : elles figurent dans une infographie et dans un PDF que cette fiche n'a pas pu lire. Il faut donc les consulter directement sur le site de la CNIL.

La même page ne dit rien sur les données saisies dans les prompts, leur conservation par les fournisseurs, ni les précautions propres aux entreprises. Ces points ne doivent pas être considérés comme couverts par la CNIL dans ce guide.

Ce qui n'a pas été lu

Ce guide ne couvre pas les comptes personnels Microsoft ou Google, ni les conditions des autres outils de présentation. Les conditions des offres gratuites ne figurent pas dans les pages lues. Une conclusion sur un outil qui n'est pas cité ici serait donc une supposition.

Questions à poser avant d'importer un document

Ces questions se posent à l'éditeur, à l'administrateur informatique ou au prestataire, selon le cas.

1. Le compte utilisé est-il un compte professionnel géré par l'entreprise, ou un compte personnel ?
2. Qui peut consulter l'historique des conversations, et pendant combien de temps est-il conservé ?
3. Les contenus importés servent-ils à entraîner les modèles, et l'éditeur le confirme-t-il par écrit ?
4. Où les données sont-elles traitées, et sont-elles couvertes par la limite de données de l'UE ?
5. Peut-on supprimer les documents importés, et l'historique, sans demander à un tiers ?
6. Le document contient-il des données personnelles de clients, de salariés ou de patients ? Si oui, une autorisation ou une base juridique est-elle prévue ?
7. Un document contenant des secrets (mots de passe, clés, données bancaires) doit-il être exclu ?

Pour un document contenant des données personnelles, la réponse à la question 6 relève du responsable de l'entreprise ou d'un juriste. Ce guide ne donne pas d'avis juridique.

Une règle simple pour les équipes

Avant d'importer un document :

• Retirer les données personnelles qui ne servent pas à la présentation.
• Remplacer les noms de clients par des noms fictifs si le message ne dépend pas de l'identité.
• Ne jamais importer de mot de passe, de clé d'accès ou de relevé bancaire.
• Garder une trace de ce qui a été importé, et par quel compte.

Pour la création de la présentation elle-même, voir le guide sur la création d'une présentation avec l'IA. Pour un document Word transformé en diaporama, voir le guide sur le passage d'un document à une présentation. Pour les mails, la question est traitée dans le guide du réseau sur les mails et l'IA.